Till deltagarna innan ett digitalt årsmöte

posted in: Nyheter | 0

Just nu får vi extremt många förfrågningar om digitala årsmöten, jätteroligt tycker vi! En viktig pusselbit är den information deltagarna får innan mötet. Här kommer våra tips, använd de gärna och ni behöver inte referera till oss – ju fler bra digitala årsmöten som hålls ju gladare blir vi!

Förslag på arbetsordningen för digitala årsmöten

  1. För varje punkt i dagordningen kommer vi att gå igenom följande steg:
    1. Presentation av rapport, förslag etc. inkl. huvudförslag
    2. Frågor
    3. Presentation av ev. andra förslag
    4. Debatt med talarlista
    5. Sammanställning förslag (propositionsordning)
    6. Omröstning (i första hand med acklamation, i andra hand i mötessystemet vi har till vår hjälp)
  2. För att sätta upp dig på talarlistan skriv du ditt namn i chatten och väntar på att mötesordföranden ger dig ordet/Begär ordet i mötessystemet
  3. Stäng av mikrofonen om du inte talar, det minskar risken för störande bakgrundsljud
  4. Det finns tre sätt att bryta mötet:
    1. Ordningsfråga – t.ex. begäran om paus eller önskemål om förtydligande från presidiet
    2. Sakupplysning – kort upplysning som kan underlätta eller förkorta debatten, får inte vara argumenterande
    3. Replik – endast som svar på tal för någon som känner sig personligt påhoppad
  5. Särskilt viktigt att tänka på i samband med digitala möten är
    1. att undvika bakgrundsljud
    2. att stänga av mikrofonen när du inte talar
    3. att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar
    4. ha kameran riktad från ljuset i rummet för att du ska synas på bästa sätt

Du behöver byta ut i texten ovan så det passar era tekniska val för mötet, webbsänder ni endast och tar mötet muntligt i en videokonferens eller använder ni också ett mötessystem.

Information till deltagarna

Informera om vilka verktyg ni kommer använda och vad det är för slags verktyg. Vi tar Zoom (videokonferensverktyg) och VoteIT (mötessystem) som exempel då det är de vi använder oftast.

Exempel på mail till deltagarna:

”Datum: 7 april
Tid: 13.00-16.00
Plats: vid din dator

Här hittar du möteshandlingar: länk

Inför årsmötet
Det kommer att behövas lite förberedelse inför mötet.
Ett par länkar kommer att skickas till din e-postadress som angetts vid bokningen (eller som finns registrerad i CRM), som leder dig till två olika verktyg som gör det möjligt att delta i årsmötet.

I VoteIT, som kommer att öppnas upp en vecka innan själva årsmötet, finns möjlighet att ta del av styrelsens presentationer av verksamheten 2019. Se de nominerade styrelsekandidaterna presentera sig.
Du kan ställa frågor, och få svar.
Vid själva tidpunkten för årsmötet kommer årsmöteshandlingarna visas.
Här kan du skriva kommentarer och rösta.

Du kommer även få en länk till Zoom som du följer instruktionen att ange användarnamn så får du ett lösen till mötet. I Zoom kommer du se själva årsmötesordföranden hålla årsmötet.

Du kommer behöva en dator med webbkamera (för att synas om du vill) och microfon för att delta för att både kunna se VoteIT och använda Zoom.

Om det är första gången du deltar i Zoom kan du bli ombedd att ladda ner programmet genom att spara Zoomfilen på datorn, vilket kan ta ett par minuter. Du kan behöva acceptera Zooms användningsvillkor samt tacka ja till att delta med din dators video och audio. Så se till att ha gjort klart detta i god tid innan stämman startar.”

Någon dag innan stämman kan du med fördel skicka ett mail till för att påminna deltagarna om mötet och komma med ytterligare information:

Exempel på mail nr två till deltagarna:

”Under själva årsmötet:

  • För att se alla deltagare, välj Gallery View i Zoom genom att klicka högst upp till höger
  • Även andra ikoner som chatt, mikrofon och videokamera blir synliga samtidigt vid nederkanten. Du kommer se att medlemmarna samlas allt eftersom inloggningen pågår
  • Du använder symbolerna för video och audio för att stänga av eller slå på bild och ljud
  • Tips! Ha din mikrofon avstängd (mute) när du inte pratar i mikrofonen
  • När du väl anslutit och ljud och bild fungerar, så kan du använda stunden fram till mötet börjar till att prata med andra eller sätta videon på vänt och hämta kaffet
  • När mötet startar skall alla vara på plats med videon påslagen”

Leave a Reply